El Administrador y sus Funciones, Responsabilidades y Habilidades

 

¿Quién es un Administrador?

En el contexto de la administración, se utiliza frecuentemente el término “gerente” para referirse al administrador. El gerente es un miembro de la organización encargado de integrar y coordinar el trabajo de otras personas. Sus responsabilidades incluyen supervisar el trabajo de un grupo de personas o incluso de un único empleado, así como coordinar actividades de diferentes departamentos o hasta de organizaciones externas.

Los gerentes pueden tener también otras responsabilidades que no necesariamente están relacionadas con la supervisión directa de personas, sino con la integración de trabajos hacia un objetivo común.

Clasificación de los Gerentes

Los gerentes se clasifican en tres niveles dentro de las organizaciones:

1. Gerentes de alto nivel: Localizados en la cima de la organización o cerca de ella. Tienen la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas y establecer políticas que afectan a toda la organización.

2. Gerentes de nivel medio: Se encuentran entre los supervisores y la alta dirección. Supervisan varios departamentos o áreas.

3. Gerentes de primera línea: Supervisores encargados de la administración más baja, gestionando empleados no gerentes.

Eficiencia y Eficacia

• Eficiencia: Relación entre insumos y productos, buscando minimizar costos y evitar desperdicios.

• Eficacia: Alcanzar las metas organizacionales establecidas.

Ambos conceptos están relacionados; sin embargo, es posible ser eficaz sin ser eficiente. El objetivo es realizar las actividades de la manera más adecuada posible para cumplir con los objetivos organizacionales con la mayor eficiencia posible.

Funciones del Administrador

Todo gerente realiza cinco funciones administrativas fundamentales:

1. Planeación: Definir metas, establecer estrategias para alcanzarlas y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades.

2. Organización: Determinar tareas, asignar responsabilidades, establecer quién tomará decisiones y cómo se agruparán las tareas.

3. Dirección: Motivar, dirigir y seleccionar los canales de comunicación más efectivos para resolver conflictos.

4. Control: Asegurar que las actividades se realicen conforme a lo planeado, corrigiendo desviaciones significativas.

5. Coordinación: Asegurar que los objetivos establecidos se logren adecuadamente.

Estas funciones se realizan de manera continua, ya que la administración es un proceso dinámico que se retroalimenta constantemente.

Roles del Administrador

• Roles interpersonales: Liderazgo, figura destacada y enlace con el exterior.

• Roles de información: Recolectar, distribuir y comunicar información relevante dentro y fuera de la organización.

• Roles de decisión: Emprender, resolver problemas, distribuir recursos y negociar.

Habilidades del Administrador

Los administradores deben desarrollar tres tipos principales de habilidades:

1. Habilidades técnicas: Conocimiento especializado y competencia en áreas específicas.

2. Habilidades humanas: Capacidad para trabajar bien con otras personas, tanto individualmente como en grupo.

3. Habilidades conceptuales: Pensar de manera abstracta y estratégica, considerando la organización como un todo.

En general, los gerentes de alto nivel necesitan más habilidades conceptuales, mientras que los gerentes de nivel bajo requieren más habilidades técnicas. Las habilidades humanas son importantes en todos los niveles.

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